イベント参加者の出欠をGASでGoogleフォームからカレンダーに反映

こんにちは、GASおじです。今日はイベント参加者の出欠管理を、GoogleフォームとGoogleカレンダーを使って効率的に行う方法をお届けします。これでイベント後の事務処理がグッと楽になりますよ。特に、中小企業の経営者やフリーランスの方々にとっては、時間とコストの両方を節約する有力な手段になるはずです。

なぜGASを使うべきなのか？

イベント参加者の出欠を管理するツールは数多くありますが、多くが高額なサブスクリプション費用を要求します。そこで、おじさんが提案したいのが、Google Apps Script（GAS）を使った無料でシンプルなソリューションです。例えば、年間で20万円以上のコストが削減可能です。

準備するもの

Googleアカウント
Googleフォーム（参加申し込み用）
Googleカレンダー

ステップ1：Googleフォームの作成

まずはGoogleフォームで、参加者が情報を入力できるフォームを作成します。名前、メールアドレス、出欠の3つのフィールドは最低限必要です。

ステップ2：GASでスクリプトを作成

次にGoogleスプレッドシートを使用して、その中で以下のGASコードを実行します。このコードは、フォームからの新しいエントリーがあったときに、Googleカレンダーにイベントを作成するものです。

function onFormSubmit(e) {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const responses = e.values;
  const calendarId = 'your-calendar-id@group.calendar.google.com'; // 使用するカレンダーIDを挿入
  const calendar = CalendarApp.getCalendarById(calendarId);
  const eventTitle = `参加者: ${responses[1]}`;
  const eventDate = new Date(responses[2]);
  
  calendar.createEvent(eventTitle, eventDate, eventDate);
}

ステップ3：スクリプトのトリガー設定

スクリプトエディタの上部にある時計アイコンをクリックし、「トリガーの設定」からonFormSubmit関数をスプレッドシートの「フォーム送信時」に設定します。これで新しいエントリが加わるたびに自動でカレンダーが更新されます。

結果とコスト削減の見込み

この設定により、従来のイベント管理ツールが不要になり、年間で最大20万円の節約が期待できます。特に、手動でのデータ入力作業が必要なくなることで効率が大きく向上し、他の業務に専念できますね。

さらに一歩先へ

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では、また次回の記事でお会いしましょう！