GASで特定のフォルダ内の新規ファイルを自動共有設定する

こんにちは、みなさん！GASのことなら何でもお任せ、GASおじです。今日はあなたのビジネスをスマートに進めるための小技を紹介します。Googleドライブで新しく追加されるファイルを自動的に共有設定する方法、それも無料のGoogle Apps Script（GAS）を使って実現しちゃいます。

中小企業やフリーランサーのみなさん、時間とコストは経営の命。そのため、業務効率化は大きな課題ですよね。特に、業務内でのファイル共有、これが意外と手間。そして「SaaSの月額課金、高いなぁ」と思ったことありませんか？GASなら月額はゼロ円。おじさんと一緒にさくっと自動化しちゃいましょう。

GASでファイルを自動共有

Googleドライブに新しいファイルがアップロードされたら、特定の人たちに自動で共有リンクを送るという仕組みを作ることができます。以下のステップで進めます。

手順1: フォルダを決めてIDをメモる

まず、Googleドライブ上で新規ファイルが追加されるフォルダを一つ選び、そのフォルダIDを控えてください。フォルダを開いたときのURLの後ろにある、folders/の後の文字列がフォルダIDです。

手順2: Google Apps Scriptのプロジェクトを作成

Googleドライブで「Google Apps Script」を新規作成。
以下のコードを貼り付けます。

function autoShareNewFiles() {
  const folderId = 'YOUR_FOLDER_ID'; // 先ほどメモったフォルダIDをここに
  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
  const files = folder.getFiles();
  const emails = ['example@example.com']; // 自動で共有したいメールアドレスをここに

  while (files.hasNext()) {
    const file = files.next();
    if (file.getSharedWithMeTime()) continue;
    
    emails.forEach(email => {
      file.addEditor(email);
    });
  }
}

手順3: トリガーを設定する

このスクリプトを定期的に実行させるために、Google Apps Scriptのトリガーを使ってください。

スクリプトエディタ右上の「パズルピース」アイコンから「トリガー」を選ぶ。
「トリガーを追加」を選び、関数は autoShareNewFiles を選択。
イベントのソースを「時間主導型」、タイプを「特定の時間経過後」などに設定します。

これで、フォルダに新しいファイルが追加されるたびに、指定したメールアドレスに自動で権限が追加されます。手動で共有設定する手間がなくなり、時間短縮にもつながります。

コスト削減について

月額5,000円のクラウドストレージ共有サービスを使っていたとすると、GASを使うことで年に60,000円の節約になります。このあたり、おじさんのようにSaaSのコストに厳しくありたいところですね。

結論

GASを使うことで、あなたのビジネスのファイル共有業務は今までと比べて驚くほど効率的になります。たったこれだけで時間もコストもグッと削減できます。自動化の難しさに不安を感じることもあるかもしれませんが、このプロセスを一度設定すれば、あとは放っておいても大丈夫。また、スクリプトを書き換えることで他の業務にも応用が可能です。これを機にぜひGASの世界に足を踏み入れてみてください。

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